Le responsabilità degli amministratori per tardiva convocazione assemblea di bilancio

di Andrea Arrigo Panato - 27 aprile 2015

Il mancato rispetto dei termini previsti dalla legge e dallo Statuto per la convocazione dell’assemblea di approvazione del bilancio di esercizio non pare comportare ai sensi della migliore giurisprudenza l’invalidità della delibera di approvazione, ma può essere fonte di responsabilità per gli amministratori nei confronti della società o dei soci, sempre che ne ricorrano i presupposti e sia causa di danni per la società stessa, i soci o i terzi.

 

TERMINI E OBBLIGHI DI CONVOCAZIONE ASSEMBLEA DI BILANCIO

Conformemente a quanto previsto dall’ articolo 2478 bis, il progetto di bilancio deve essere redatto dagli amministratori e presentato ai soci per l’approvazione entro il termine stabilito dall’atto costitutivo e comunque non superiore a centoventi giorni dalla chiusura dell’esercizio sociale, salva la  possibilità di un maggior termine nei limiti e alle condizioni previsti dal secondo comma dell’articolo 2364.

Gli articoli 2364 e 2478-bis del c.c. prevedono infatti la possibilità di approvare il bilancio entro il termine di 180 giorni quando si è in presenza di almeno una delle seguenti condizioni:

  • redazione del bilancio consolidato;
  • quando si è in presenza di particolari esigenze della società.

 

LA VERIFICA DELLO STATUTO E MASSIME NOTARILI

Secondo il dettato all’articolo 2364 l’assemblea ordinaria approva il bilancio e deve essere convocata almeno una volta l’anno, entro il termine stabilito dallo statuto e comunque non superiore a centoventi giorni dalla chiusura dell’esercizio sociale.

Lo statuto può prevedere un maggior termine, comunque non superiore a centottanta giorni, nel caso di società tenute alla redazione del bilancio consolidato ovvero quando lo richiedono particolari esigenze relative alla struttura ed all’oggetto della società;

Lo statuto non deve necessariamente contenere l’indicazione analitica e specifica delle fattispecie che consentono il prolungamento del termine stesso. In questo senso:

  • massima n. 15 del Consiglio Notarile di Milano “Termini per l’approvazione del bilancio”;
  • massima n. H.B.3 del Consiglio Notarile Tre Venezie “Formulazione delle clausole relative ai maggiori termini per l’approvazione del bilancio”.

 

LE PARTICOLARI ESIGENZE RELATIVE ALLA STRUTTURA E ALL’OGGETTO DELLA SOCIETÀ

La norma, al di fuori del caso della società tenuta alla redazione del bilancio consolidato, appare piuttosto vaga nell’indicare le motivazioni che giustificano l’utilizzo del termine più ampio di approvazione (citando solo particolari esigenze relative alla struttura ed all’oggetto della società”).

Spetterà quindi agli amministratori motivare adeguatamente e dettagliatamente tali motivi per evitare di incorrere nelle responsabilità derivanti dal mancato rispetto dei termini.

Tra le principali cause che giustificano la proroga possiamo indicare:

  • holding in attesa dei bilanci delle società controllate;
  • cause di forza maggiore (es. incendi, alluvioni, terremoti);
  • dimissioni, malattie o altri casi di assenza di amministratori, direttori generali, responsabili amministrativi o altre figure indispensabili per la predisposizione del bilancio d’esercizio;
  • rilevanti modifiche della struttura amministrativa, informatica, ecc.;
  • operazioni straordinarie o di ristrutturazione aziendale;
  • prima applicazione di principi contabili nazionali o internazionali.

 

MENZIONE DEI MOTIVI NEL VERBALE DEL CDA, NEL VERBALE DI APPROVAZIONE, NELLA RELAZIONE SULLA GESTIONE O IN NOTA INTEGRATIVA

In caso di convocazione dell’assemblea per l’approvazione del bilancio oltre il termine di 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio, gli amministratori sono tenuti a valutare e illustrare le ragioni che giustificano la proroga del suddetto termine dandone menzione nei seguenti documenti:

  • verbale del Cda che ha approvato la proroga e ne ha illustrato i motivi;
  • relazione sulla gestione;
  • nota integrativa, nel caso in cui si rediga il bilancio in forma abbreviata e non sia predisposta la relazione sulla gestione;
  • verbale di approvazione del bilancio in cui deve essere menzionata la proroga.

Il mancato rispetto dei termini previsti dalla legge e dallo Statuto per la convocazione dell’assemblea di approvazione del bilancio di esercizio non pare comportare ai sensi della migliore giurisprudenza l’invalidità della delibera di approvazione, ma può essere fonte di responsabilità per gli amministratori nei confronti della società o dei soci, sempre che ne ricorrano i presupposti e sia causa di danni per la società stessa, i soci o i terzi.

 

LE RESPONSABILITÀ DI AMMINISTRATORI E SINDACI

In base alla lettera dell’articolo 2392 gli amministratori devono adempiere i doveri a essi imposti dalla legge e dallo statuto con la diligenza richiesta dalla natura dell’incarico e dalle loro specifiche competenze.

Essi sono solidalmente responsabili verso la società dei danni derivanti dall’inosservanza di tali doveri, a meno che si tratti di attribuzioni proprie del comitato esecutivo o di funzioni in concreto attribuite a uno o più amministratori.

Appare quindi particolarmente delicata la situazione in presenza di rilevanti perdite d’esercizio ove l’inerzia dell’organo amministrativo rechi danno alla società e a terzi.

Gli amministratori restano comunque solidalmente responsabili se non hanno adeguatamente vigilato sulla gestione aziendale e se, essendo a conoscenza di fatti pregiudizievoli, non hanno fatto quanto potevano per impedirne il compimento o eliminarne o attenuarne le conseguenze dannose.

Gli amministratori e i sindaci che omettono di convocare l’assemblea dei soci nei casi previsti dalla legge o dallo statuto, nei termini ivi previsti, sono puniti inoltre ai sensi dell’articolo 2631 con la sanzione amministrativa pecuniaria da 1.032 a 6.197 euro.

 

Andrea Arrigo Panato

@commercialista

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