Guida operativa all’attività di vigilanza del collegio sindacale

di Andrea Arrigo Panato - 11 settembre 2015

La Commissione Collegio Sindacale dell’Odcec di Roma ha elaborato la Guida operativa Attività di vigilanza del Collegio sindacale delle società non quotate nell’ambito dei controlli sull’assetto organizzativo al fine di fornire ai Sindaci un valido ausilio per lo svolgimento dei compiti di vigilanza loro affidati dalla legge, individuando e analizzando le verifiche che il Collegio Sindacale potrà e dovrà compiere per vigilare sull’adeguatezza e sul concreto funzionamento dell’assetto organizzativo.

Un assetto organizzativo è adeguato quando è in grado di garantire lo svolgimento delle funzioni aziendali. Si basa sulla separazione e contrapposizione di responsabilità nei compiti e nelle funzioni e sulla chiara definizione delle deleghe e dei poteri di ciascuna funzione.

Un assetto organizzativo adeguato presenta una struttura compatibile con le dimensioni e con la complessità della società, nonché con la natura e le modalità di perseguimento dell’oggetto sociale.

Nel vigilare sull’adeguatezza dell’assetto organizzativo, il Collegio Sindacale non potrà prescindere dall’appropriata verifica e dall’attenta analisi della tipologia e della natura dei controlli insiti nelle procedure operative aziendali, ponendo particolare attenzione alla loro esistenza ed efficacia (intesa quest’ultima come attitudine a rilevare ogni deviazione rispetto alle direttive fissate dagli organi di governo societario), tenuto anche conto delle dimensioni, della complessità e della struttura aziendale.

Ai fini della valutazione dell’adeguatezza dell’assetto organizzativo, il documento suggerisce al Collegio Sindacale di verificare, in particolare, se il sistema organizzativo adottato dalla Società sia in grado di:

  • individuare in maniera sufficientemente chiara e precisa le funzioni, i compiti e le linee di responsabilità;
  • garantire – mediante adeguate procedure e concrete modalità operative – che l’attività decisionale e direttiva della Società sia effettivamente esercitata dai soggetti ai quali sono attribuiti i relativi poteri;
  • prevedere e applicare procedure che assicurino la presenza di personale con adeguata competenza a svolgere le funzioni ad esso assegnate;
  • implementare le direttive e le procedure aziendali in modo da garantire un costante aggiornamento di queste ultime, nonché l’effettiva diffusione delle stesse tra il personale dipendente.

Particolare attenzione viene posta alle verifiche relative al sistema informatico aziendale che in questi ultimi decenni ha assunto un’importanza via via crescente per l’impresa. Saranno necessari un’attenta analisi e un efficace monitoraggio dell’assetto organizzativo della Società, un costante aggiornamento delle procedure e dei processi adottati dalla Società, nonché un tempestivo superamento dei punti di debolezza eventualmente riscontrati.

il Collegio Sindacale, dovrà sollecitare gli amministratori affinché provvedano ad adottare le opportune azioni correttive dell’assetto organizzativo e, in caso di inerzia, eserciterà, se ne ricorrono i presupposti, le iniziative previste dalla legge per la rimozione delle violazioni riscontrate.

 

Per approfondire: consulta la guida.


Andrea Arrigo Panato

@commercialista

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