Commercialisti, guida all'utilizzo corretto della Pec

di Gabriele Ventura - 17 gennaio 2017

Il Consiglio nazionale dei dottori commercialisti e degli esperti contabili ha messo a punto una guida pratica all’utilizzo della Posta elettronica certificata. Evidenziando le prassi corrette e valide giuridicamente, con l’obiettivo di limitare l’incidenza dei comportamenti errati che rendono inefficaci, invalide o addirittura nulle le trasmissioni dei documenti. Il “Vademecum sull’utilizzo della Pec” è a cura della commissione “Tecnologie informatiche negli Studi e negli Ordini” e parte da una definizione della Pec, individuando i soggetti obbligati al possesso di indirizzo Pec, il funzionamento, la validità e l’efficacia della Pec, la modalità di conservazione delle ricevute, la notifica di cartelle esattoriali, le prospettive legislative e, infine, un decalogo sull’utilizzo corretto della Posta elettronica certificata.

La regola numero uno che il professionista deve tenere a mente per un utilizzo consapevole della Pec è accertarsi che la configurazione della ricevuta di avvenuta consegna preveda quella “completa”. Bisogna ricordarsi poi che l’esito positivo o negativo dell’invio viene comunicato al mittente entro 24 ore, verificare sempre che la propria casella di Pec sia capiente e non eccedere i limiti dimensionali del messaggio e degli allegati, abitualmente pari a 30 megabytes complessivi.

Altra regola contenuta nel decalogo è il divieto di indicare al registro delle imprese indirizzi Pec diversi da quello specifico, univocamente riferito alla società iscritta. Il professionista deve ricordarsi, poi, di sottoscrivere sempre con firma digitale le istanze e le dichiarazioni presentate via Pec alla Pubblica amministrazione. In generale, gli allegati che necessitano di firma devono essere sottoscritti con firma digitale in quanto la Pec è esclusivamente una modalità di invio e non ha valore di sottoscrizione dei documenti.

Quanto all’eventuale giudizio, il decalogo suggerisce di allegare, per dimostrare l’invio o il ricevimento di un documento tramite Pec: la stampa dell’atto notificato in formato Pdf con firma digitale, se si tratta di allegato, le ricevute di accettazione e consegna completa della Pec, il certificato di firma digitale del notificante, il certificato di firma del gestore di Pec.

Altra regola, prevede l’adozione di sistemi di conservazione a norma delle Pec e degli allegati, evitando la semplice archiviazione dei file su pc o la stampa delle ricevute. In particolare, specifica il decalogo:

  • per le Pec inviate: conservare la ricevuta di consegna completa formata dal file “postacert.eml”, contente il messaggio originale, completo di testo ed eventuali allegati e il file “daticert.xml” che riproduce l’insieme di tutte le informazioni relative all’invio
  • per le Pec ricevute: conservare la busta di trasporto con il file “postacert.eml” e il file “daticert.xml”.

Da tenere a mente, inoltre, che la conservazione a norma è necessaria per le Pec con allegati sottoscritti con firma digitale: solo così, specifica il decalogo, è possibile mantenere il valore legale di scrittura privata degli allegati anche oltre l’eventuale scadenza del certificato di sottoscrizione.

Ultima regola per i professionisti: comunicare tempestivamente eventuali variazioni dell’indirizzo Pec all’ordine di appartenenza. Tutte le pubbliche amministrazioni, infatti, eseguono le proprie notifiche all’indirizzo Ini-Pec del professionista.

Gabriele Ventura

@gabrivent

prev
next

0 Commenti :

Commento

Captcha