Cinque consigli per ottimizzare la tua giornata di lavoro

di Carlo Mazzocco - 29 luglio 2013

In qualità di professionista costantemente impegnato, molto probabilmente avrai già una lista di “trucchi” per aiutarti a risparmiare tempo e aumentare la tua efficienza nel corso della giornata. Nel mio precedente articolo sulla “Pomodoro Technique” ho già dato un primo contributo su questo argomento.

Nel presente post ho voluto compilare un’ulteriore lista di consigli che sono particolarmente utili e indicati per professionisti e proprietari di piccole aziende.

 

Tieni bene a mente la differenza tra tempo d’orologio e tempo reale

Questa è una lezione importante da imparare prima di tracciare le attività da portare avanti nel corso della tua giornata.

La differenza è sottile: dobbiamo vivere all’interno del tempo “reale”, non schiavi del tempo scandito inesorabilmente dall’orologio, e occorre pianificare tutte le attività di conseguenza.

Il tempo dell'orologio dice che puoi utilizzare 8-9 ore in una normale giornata lavorativa per fare le cose, ma il tempo reale dice invece che il numero di ore produttive effettive è più vicino a 6, se includi nel conteggio tutte le pause, le distrazioni, le pause al bagno o per una telefonata al carrozziere.

Imparare a essere realistico sul tempo che puoi davvero utilizzare per svolgere i tuoi task ti aiuterà a fissare ragionevoli aspettative e a dare scadenze realistiche ai tuoi progetti.

 

Preparati al meglio per avere successo

Riempi il tuo arsenale tecnologico con strumenti che consentono di aumentare la produttività è il primo passo verso una vita lavorativa più prolifica e redditizia. Il tempo dedicato, a monte, per la ricerca e selezione delle applicazioni e dei giusti prodotti per la tua attività ti farà sicuramente risparmiare tempo quando sarai impegnato a chiudere quell’importante progetto che non puoi assolutamente rinviare.

Ti consiglio di utilizzare Google Drive per avere sempre a disposizione nel cloud tutti i documenti dei quali puoi avere bisogno. Potrai anche gestirli o modificarli da remoto con altri membri del tuo team di lavoro.

Se hai bisogno di uno strumento più articolato per gestire attività condivise con altre persone, ti consiglio di dare un’occhiata ad utili soluzioni come Yammer o SocialCast.

 

Una maratona è fatta di tanti piccoli sprint

Rompere progetti di grandi dimensioni in parti più piccole e maggiormente gestibili può darti minore pressione e renderti dunque più produttivo.

Prima di tentare di affrontare un grande progetto tutto in una volta, redigi un elenco di ogni sotto-attività che il progetto prevede (si parla del buon vecchio Gantt). Poi, quando scriverai la tua to-do list settimanale, considera i compiti più piccoli come fossero singoli progetti indipendenti.

In questo modo, invece di sentirti sopraffatto da un unico grande progetto, potrai gestire le singole attività sapendo in anticipo che ognuna di esse non ti porterà via più di 30-45 minuti di tempo.

 

Domina il tuo calendario

Può essere difficile trovare il giusto equilibrio tra il tenere traccia di tutti gli incontri, gli eventi e le scadenze, senza trasformare il tuo calendario in un “mostro” che richiede un’attenta micro-gestione.

La chiave qui è trovare un applicazione che può fare il lavoro pesante per te quando si tratta di organizzare il calendario e le relative attività.

Se utilizzi i prodotti di Google ti consiglio di considerare Google Calendar in accoppiata con Gmail.

Esiste un’estensione per il browser Chrome di nome Streak: questa ti permette di gestire tutte le tue attività in maniera semplice e veloce. La tua casella di posta si trasformerà in un mini-CRM che, in accoppiata con Google Calendar, si rivela un utilissimo aiuto.

Per sincronizzare sul desktop le attività salvate all’interno di Google Calendar, ti consiglio di utilizzare VueMinder Pro.

 

Schedula le “non-attività”

La maggior parte delle persone vedono la produttività come il numero di attività che riescono a completare in un certo lasso di tempo – a quante email rispondono, quanti deliverables realizzano, a quante riunioni partecipano, ecc. -  ma sappiamo tutti che una vera e propria giornata di lavoro non include solamente queste cose.

Prevedere del tempo per le cosiddette “non-attività” – come il brainstorming, conversazioni improvvisate con i colleghi, la lettura delle ultime novità del settore – ha diversi vantaggi. In primo luogo, sarai più realistico circa l'effettivo numero di attività “core” che potrai portare a termine nella giornata. In secondo luogo, sarai meno propenso a considerare le non-attività come distrazioni: sono invece delle pause mentali che ti aiuteranno ad aprire la mente e a essere più creativo.


Carlo Mazzocco

@CarloMazzocco

2 Commenti :

Inviato da Patrizio Benotto il 5 agosto 2013 alle 8:59

Utilissimo, perché il tempo non è mai troppo. Su Pomodoro e frammentazione ci sto lavorando. Calendar è indispensabile: ho rinunciato all'agenda cartacea. Quella di pianificare le "non-attività" così da ridurre il senso di colpa è geniale. ... La frequentazione dei social, le conversazioni e gli aggiornamenti dei colleghi, come li gestisci?

Inviato da Meir il 22 settembre 2013 alle 8:00

I much prefer inofimatrve articles like this to that high brow literature.

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