Gestire al meglio il tempo grazie alla "Tecnica del Pomodoro"

di Carlo Mazzocco - 22 luglio 2013

Le cose da fare sono sempre troppe e il tempo scarseggia. In questo articolo ti presenterò una metodologia collaudata e di successo mondiale per gestire al meglio le tempistiche di progetto e non sprecare tempo prezioso.

La "Tecnica del Pomodoro", ideata da Francesco Cirillo, è un metodo di gestione del tempo che può essere utilizzato per qualsiasi tipo di compito. Per molte persone, e soprattutto per molti professionisti, il tempo è un nemico: non ce n’è mai abbastanza!

L'ansia innescata dallo scorrere del tempo, in particolare quando è coinvolta una scadenza, conduce ad un lavoro inefficace e, a sua volta, a procrastinare.

L'obiettivo della Tecnica del Pomodoro è quello di utilizzare il tempo come un valido alleato nella realizzazione di quello che vogliamo fare, nell’esatto modo in cui vogliamo farlo, e di permetterci di migliorare continuamente il nostro modo di lavorare.

La Tecnica del Pomodoro ti fornirà un semplice strumento per migliorare la tua produttività e quella di eventuali membri del tuo team, e ti metterà nelle migliori condizioni per:

  • alleviare l’ansia da scadenza imminente;
  • migliorare la tua attenzione e non farti distrarre dalle interruzioni improvvise del tuo lavoro;
  • aumentare la consapevolezza delle tue decisioni;
  • potenziare la motivazione e mantenerla costante nel tempo;
  • rafforzare la determinazione per il raggiungimento dei tuoi obiettivi, anche di fronte a situazioni complesse.

Ecco ciò che ti serve per iniziare a mettere in pratica la Tecnica del Pomodoro:

  • un timer da cucina (o un’applicazione per smartphone che replichi un conto alla rovescia);
  • una matita;
  • un foglio con i tuoi “To Do” del giorno (ovvero le “cose da fare”);
  • un foglio con l’”Inventario” delle attività che dovrai svolgere nelle prossime settimane/mesi.

Le regole sono semplici: qui di seguito indicherò solamente le basi della Tecnica, che ti permetteranno di iniziare a prendere confidenza con la metodologia dello strumento.

Per prima cosa, segna nel tuo “Inventario” tutte le attività che dovrai svolgere nella prossima settimana.

All’inizio di ogni giornata seleziona i task da portare avanti e copiali nel foglio dei “To Do” giornalieri, possibilmente in ordine di importanza.

Ora comincia il bello. Per iniziare la tua giornata di lavoro in maniera efficace ed efficiente, segui i prossimi passi:

  • scegli il primo compito indicato nella lista dei “To Do”;
  • imposta il timer a 25 minuti;
  • lavora solo ed esclusivamente sul compito scelto fino allo scadere dei 25 minuti;
  • prendi la lista dei “To Do” e segna con una “X” il lavoro appena eseguito;
  • prenditi una breve pausa di 3-5 minuti.

Il task che hai iniziato potrebbe non essersi concluso nel corso dei primi 25 minuti. In questo caso, continua a lavorare normalmente impostando un altro “pomodoro” (altri 25 minuti) e finché il lavoro non è terminato. La lista dei “To Do” avrà tante “X” per quel lavoro quanti saranno stati i “pomodori” utilizzati.

Alla conclusione del lavoro assicurati anche di barrare il task e di prenderti una pausa più lunga (15-20 minuti).

Ci sono delle ulteriori regole da seguire che ti permetteranno di ottimizzare al massimo i tempi e di rimanere produttivo:

  • ogni “pomodoro” è indivisibile, ovvero non puoi utilizzare meno di 25 minuti. Quando un “pomodoro” è iniziato, va portato a termine utilizzando al meglio il tempo a disposizione;
  • se prevedi che un task ti porterà ad utilizzare più di cinque “pomodori”, cerca di suddividerlo in più sotto-attività. Se invece prevedi che ti servirà meno di un “pomodoro”, combina quell’attività con un’altra;
  • non ti scoraggiare se i primi “pomodori” non funzioneranno come previsto: agli inizi è facile farsi distrarre da altre attività. Non mollare! I prossimi andranno meglio.

Un altro punto da affrontare in questo articolo introduttivo alla Tecnica del Pomodoro è quello delle interruzioni, le quali possono essere dovute sia a fattori interni (proprio non riesci a stare lontano da Facebook o da altre distrazioni simili?!), che a fattori esterni (una telefonata improvvisa di un collega, una mail urgente, eccetera).

Ogni interruzione deve essere segnata in maniera chiara con un asterisco all’interno del foglio nel quale segni i tuoi “pomodori”. Poi prosegui il lavoro scegliendo solo uno dei seguenti punti:

  1. segna la nuova attività (ovvero ciò che ha causato l’interruzione) nella lista dei “To Do” sotto la nuova dicitura “Non Pianificati e Urgenti”, se valuti che non possa essere posticipata;
  2. segna la nuova attività nel foglio “Inventario”, classificala con una “U” (“Unplanned”) e dalle una data di scadenza se necessario;
  3. intensifica i tuoi sforzi e cerca comunque di concludere l’attuale “pomodoro”. Dopo aver segnato l’attività imprevista con un asterisco, continua il tuo attuale lavoro finché i 25 minuti non sono scaduti.

Alla fine della giornata è utilissimo vedere quante interruzioni si sono avute, e quante di esse hai affrontato subito o deciso di posticipare. Anche la quantità di “pomodori” utilizzati per ogni diverso task ti potrà fornire delle indicazioni su come migliorare il lavoro e su come unire più task all’interno di un singolo “pomodoro”.

La Tecnica prevede anche molte altre “finezze” per ottimizzare ulteriormente l’utilizzo dei tempi all’interno della tua giornata lavorativa.

Se sei interessato ad approfondire, ti consiglio di visitare il sito ufficiale dove potrai trovare anche alcuni video di presentazione molto utili.

Carlo Mazzocco

@CarloMazzocco

2 Commenti :

Inviato da Artyom il 25 settembre 2013 alle 1:49

Mary Engle put this site together and is still eoanurcging people to submit docs, photos, comments, stories, project info, etc. Mary and Michael Urmann are funding it with our own funds. Haven't seen any ad revenue but that's why they are there.

Inviato da were to find cheap auto insurance il 30 settembre 2013 alle 14:26

That's an intelligent answer to a difficult question xxx

Commento

Captcha