L’office manager in studio, nuova figura per un “vecchio” ruolo

di Mario Alberto Catarozzo - 31 gennaio 2014

Lo studio professionale si avvia sempre di più verso una impostazione di tipo aziendale, fatta di ruoli, di funzioni, di budget, pianificazione, marketing. Anche nello Studio di piccole dimensioni, le classiche “boutique”, come vengono oggi chiamate per distinguerle dalle più articolate organizzazioni, batte oramai un cuore imprenditoriale accanto a quello del professionista tuttofare.

Questo cambiamento rappresenta un momento di passaggio necessario per rimanere competitivi su un mercato nuovo e ancora per molti aspetti da decifrare. Se dunque – come abbiamo visto un precedente articolo - non è più possibile navigare a vista, ma è necessario avere una strategia operativa e pianificare le attività, altrettanto non è più possibile procedere in modo disorganizzato. Lo Studio, pertanto, oggi necessita di un organigramma chiaro e definito, un funzionigramma condiviso, momenti collettivi di verifica e brainstorming.

 

Organigramma e funzionigramma in Studio

L’organigramma rappresenta i ruoli e le gerarchie in cui la comunità di Studio è articolata, mentre il funzionigramma riguarda le attribuzioni riservate a ciascuno. Come dire: prima definiamo la piramide organizzativa, chi riporta a chi, e poi le responsabilità e competenze, chi deve fare cosa e chi ne risponde.

È così che all’interno dello studio vengono definiti e formalizzati ruoli spesso assunti di fatto: chi fa da tutor al praticante, chi ha il compito di fare determinati controlli, chi si occupa di verificare la gestione degli uffici, dall’approvvigionamento delle cialdine del caffè, al pagamento delle bollette della luce.

Molti pensano che l’essere in pochi in Studio, magari addirittura solo il titolare con la segretaria e due collaboratori, oppure con un praticante, li esoneri da questa organizzazione, e invece non è così. L’organizzazione è un fatto culturale, mentale, prima che fattuale; è come l’ordine: prima si fa ordine nella propria testa, tra le proprie idee e poi tra le proprie carte.

Bene, l’ultima funzione - che sembrerà la più “semplice” e scontata - quella della gestione delle location di studio, dell’approvvigionamento della cancelleria, della gestione dei contratti di locazione, delle utenze e dei servizi di studio è compito di una figura chiamata office manager.

Ecco - molti diranno - ci mancava un manager anche per queste cose che ho fatto sempre io in prima persona in studio o che ha svolto la segretaria fino ad oggi… Ebbene, sappiate allora che oltre a svolgere l’attività professionale, avete anche rivestito i panni che in strutture professionali molto articolate svolge un vero e proprio manager. La parola manager non deve di per sé spaventare, in quanto indica proprio colui che “gestisce” un processo, un progetto, un’organizzazione.

 

Perché è importante anche negli studi più piccoli riconoscere questa attività e questa figura?

Perché la gestione dell’ambiente di lavoro e di tutto ciò che permette al lavoro di essere svolto con efficienza richiede tempo, energie, competenze ed è fondamentale per il buon funzionamento di tutta la macchina organizzativa. Hai voglia a parlare di leadership, di comunicazione, di immagine, di efficienza, se poi in studio mancano le penne, i software sono obsoleti, le sedie sono scomode, i monitor sono ancora stile scatolone, mancano i fascicoli e il timbro lascia oramai solo una macchia illeggibile sui fogli.

 

Chi è dunque l’Office manager in uno Studio del commercialista, del consulente del lavoro o dell’avvocato?

È colui che è incaricato di prendersi cura di tutti gli aspetti organizzativi della struttura e che ha la funzione di assicurare il buon funzionamento dell’organizzazione da un punto di vista di location, materiali, forniture.

Vediamo dunque di cosa si occupa l’Office manager:

  • gestione della location, dal contratto di locazione, al pagamento delle imposte legate all’immobile, alla sostituzione di materiali obsoleti o difettosi (sedie, scrivanie, computer);
  • gestione delle forniture di studio: approvvigionamento della cancelleria;
  • gestione dei servizi utilizzati in studio: macchinette del caffè, approvvigionamento di acqua;
  • gestione della contrattualistica legata alle forniture di studio, dai contratti di comodato d’uso della macchinetta del caffè, ai contratti di manutenzione del software.

Molti leggendo si riconosceranno in tale figura anche se sono i titolari di Studio, piuttosto che il personale di segreteria e ciò ve la dice lunga sul fatto che è arrivato il momento di fare un po’ di ordine e ridistribuire i ruoli. Il fatto che fino ad oggi le cose siano andate, magari abbastanza bene, non vuol dire che non possano andare meglio in futuro. Il professionista si lamenta principalmente per il poco tempo a disposizione, per lo stress a fiumi che lo pervade e poi si scopre che in studio si occupa di qualunque cosa, dalla carta igienica al business development. Ovvio che poi non abbia tempo a sufficienza per fare le attività di alto valore aggiunto, che invece dovrebbe svolgere, che dite?

 

Riorganizzate

Dunque il primo passo per riorganizzare e ottimizzare le attività in studio è raggruppare tutte quelle attività che potete delegare a una figura in studio che se ne occuperà con la medesima perizia e diligenza che fino ad oggi avete profuso voi o vari vostri collaboratori delegati a ciò. Raggruppare in un’unica figura ha il vantaggio di evitare dispersioni di tempo e di energie, evitare duplicazioni di attività, o al contrario vuoti di azione (nessuno se ne occupa), evitare equivoci e incomprensioni. Inoltre, attribuire un ruolo specifico a un collaboratore, è anche più gratificante per quest’ultimo, che avrà oneri e onori in relazione ai risultati conseguiti, invece di frammentare tra molti le attività, che le vivranno solo come un ulteriore fastidio e incombenza.

 

Per concludere, chiediamoci chi può svolgere questo ruolo in studio?

Molti penseranno “mica posso prendere un manager per far pagare l’affitto dei locali o chiudere l’accordo con la società che rifornisce la macchinetta del caffè?”. Giusto, non è proprio il caso. Infatti, la funzione di office manager la può svolgere la segretaria, un collaboratore, quota parte del suo tempo, o anche voi stessi, l’importante è che sia un ruolo previsto nell’organigramma di studio, legittimato nelle sue funzioni e gratificato per i risultati ottenuti.

Buon lavoro!

 

Mario Alberto Catarozzo

@MarAlbCat

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