Fronteggiare il drago burocratico in azienda

di Alessandro Donadio - 4 febbraio 2014

In un villaggio della Cina interna, molti millenni fa, un bambino trovò un uovo.

Lo portò di corsa al villaggio per mostrarlo ai genitori ed al capo villaggio.

Questi sgranò gli occhi appena lo vide. Lo strappò dalle mani del ragazzo e per molti anni non lo rivide più.

Quell’uovo si schiuse e da esso uscì un piccolo drago. Questi fu nutrito sapientemente dal villaggio e crebbe.

Quando divenne abbastanza grande, fu messo a guardia della caverna nella quale venivano conservati i tesori e le ricchezze del villaggio.

Ma il drago crebbe sempre più e con lui la sua violenza indiscriminata, inoltre non poté mai più uscire dalla caverna a causa della stazza.

Nel giro di pochi anni nessuno fu più in grado recuperare quei tesori che con tanto sacrificio furono ricoverati per centinaia d’anni.

Il villaggio piano piano si spense e, con lui, molti anni dopo anche il drago, che morì di fame…

 

La burocrazia è un dono?

Questa storia mi ha spesso sollecitato delle riflessioni ed un parallelismo con la burocrazia organizzativa. Questa nasce come esigenza dei sistemi organizzati di catturare le migliori pratiche per metterle poi a valore nel tempo.

Funzione positiva di questa è quindi la capacità di formalizzare processi che, se eseguiti in quella forma, generano per tutti un risultato atteso.

Si tratta di una funzione naturale che si scarica anche sul saper organizzativo che può così essere facilmente ritrasmesso e poi, sedimentandosi e consolidandosi, agire sulla cultura dell’organizzazione.

Certo, noi della burocrazia organizzativa ne conosciamo bene la dis-funzione: tonnellate di carta, procedure cristallizzate difficili da cambiare e sostituire, “catene” messe al collo dell’iniziativa individuale.

Nella metafora quindi, finché questa ha dimensioni sostenibili, la sua azione è capace di conservare il tesoro organizzativo che abbiamo a disposizione ma, se cresce troppo, non ci permette più di accedervi.

Qual è infine questo tesoro?

Le persone intrappolate nella caverna

Nel nostro uso della metafora, in effetti, il tesoro sepolto nella caverna sono le persone.

Queste, vero tesoro organizzativo, non possono più produrre valore e generare beneficio.

Perché l’elemento preoccupante della burocrazia organizzativa, la vera disfunzione, non è in sé per sé la (iper)proceduralizzazione, ma il fatto che queste diventano indiscutibili, inamovibili, insuperabili.

Anche quando un processo nato per risolvere un reale problema sta producendo effetti contrari (forse perché fronteggia un problema che, di fatto, non esiste più), nella sua forma disfunzionale non può essere messo in discussione.

In questo senso la burocrazia diviene un drago che si rivolta contro chi lo ha alimentato per anni, che ora ne è schiavo ben più di quanto sia in grado, o abbia voglia, di ammettere.

Così le persone si “ritirano nel fondo della caverna”, demotivate, alienate dall’impossibilità di rimuovere abitudini formalizzate che non sono più di nessuna utilità.

D’altra parte oggi le organizzazioni fronteggiano un ecosistema di relazioni interne/esterne ben più complesso e variegato. E questo richiederebbe un continuo “aggiornamento” delle pratiche e dei processi per poter raggiungere obiettivi di valore. Ricordiamoci che oggi capacità di problem solving e innovazione sono il motore di tutte le organizzazioni eccellenti (di qualsiasi natura, mercato, dimensioni).

Un aggiornamento continuo, quindi, che solo la flessibilità umana è in grado di assicurare rispetto alla certezza inamovibile di un processo burocratico cristallizzato.

Ma come si esce dalla caverna?

Una prima forma di “liberazione” arriva necessariamente da noi stessi. Dobbiamo smettere di nutrire il drago!

Non si tratta di smettere di formalizzare, scrivere regole e procedure, ma piuttosto di ricordarci quello a cui queste rispondono: la risoluzione di un problema specifico, opportunità di raggiungere un obiettivo concreto. Laddove questo non avvenisse più, quelle regole e processi devono essere superate e riviste.

Questo circa l’intenzione. E circa il metodo?

Ritengo personalmente che l’unico reale ed efficace strumento di confronto con il formale sia la conversazione umana. Focalizzata, ben condotta, pragmatica. Ma comunque conversazione.

Se questa è usata come leva di analisi, di esplorazione e condivisione di casi, allora può diventare l’elemento con il quale scardiniamo regole e processi che non funzionano più per innestare modalità più efficaci e pertinenti.

Inoltre la conversazione esplicita le resistenze di chi nei processi precedenti ha giocato ruoli che non vorrebbe dismettere, e offre ai “risolutori” gli spunti per supportare il cambiamento.

Ai responsabili, manager, titolari, il compito duplice di raccogliere e formalizzare le migliori pratiche che la conversazione sta facendo emergere, e poi, con lo stesso strumento, di smantellare quelle che non servono più. Un ciclo di distruzione creatrice che fa della burocrazia un draghetto ammaestrato sufficientemente forte da proteggere il valore organizzativo creato, ma senza ostacolarcene l’accesso.


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Alessandro Donadio

@Ale_Donadio

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