Le riunioni in studio: perdite di tempo o strumenti eccezionali?

di Mario Alberto Catarozzo - 9 maggio 2014

Riunirsi in studio è da sempre un problema. C’è chi ha un impegno, chi ha da completare un’attività urgente, chi è malato quel giorno, chi ha l’orticaria a sentirne solo la parola.

La riunione nello studio del professionista è sempre un momento delicato, perché è un po’ come la cartina di tornasole dell’organizzazione interna e del clima che si respira. Ciascuno nello studio dopo un po’ di tempo si crea una propria nicchia, quasi fosse una dimensione esistenziale dove trascorrere il tempo lavorativo il più possibile indisturbato e lontano dalle richieste dei colleghi. La riunione è come la campanella che risveglia dallo stato di torpore in cui ci si era infilati, la zona di comfort lavorativa.

In riunione siamo costretti a confrontarci, siamo chiamati a dire la nostra, siamo messi di fronte ai caratteri degli altri componenti del gruppo. A ciò possiamo aggiungere che se la riunione è mal organizzata, approssimativa quanto ai contenuti da trattare, aleatoria quanto alle tempistiche necessarie, caotica quanto alla gestione e, dulcis in fundo, solita terminare “per abbandono” dei partecipanti (quasi sempre c’è chi si sgancia prima perché aveva un impegno già fissato, chi se ne va con l’orecchio attaccato al cellulare, chi abbandona per sfinimento) allora lo stato d’animo con cui si varca la soglia della sala riunioni sarà decisamente oscillante tra la rassegnazione e il fastidio.

Se fin qui abbiamo esaltato le caratteristiche negative che lo strumento riunione può assumere, assurgendo nell’immaginario collettivo ad una colossale quanto inutile perdita di tempo, è ora il momento di decantare le doti della riunione ben organizzata, quale strumento fantastico di organizzazione e quindi efficienza.

LA LOCATION

Innanzitutto dove si svolgono le riunioni? Sempre in sala riunioni. Tutto ciò che si svolge davanti alla macchinetta del caffè, tra il corridoio di studio e l’ufficio del titolare, davanti ad un panino al bar o a pranzo in un ristorante non è una riunione. Può essere un utile momento di confronto, ma non è tecnicamente una riunione. In riunione si va con block notes e penna; niente cellulare, niente distrazioni. Ciò che fa una riunione tale non è né il numero dei partecipanti, né la location in sé e per sé, quanto l’organizzazione dell’evento e nell’organizzazione la location ha il suo perché. 

LE FASI

La riunione si sviluppa in tre fasi distinte:

  1. preparazione;
  2. gestione;
  3. post riunione. 

PREPARAZIONE DELLA RIUNIONE

La preparazione è la fase in cui una persona incaricata (ben definita in questo ruolo volta per volta, oppure delegata permanentemente) raccoglie e stila l’ordine del giorno, i punti che verranno trattati. Non ci si limita a raccoglierli, bisogna anche stimarne l’impegno in termini di tempo necessario, in modo da poter definire il timing della riunione. Spesso si fissano riunioni di 2 ore con 6 punti all’ordine del giorno, dove ad un esame attento si può da subito stimare che ciascun punto di discussione porterà via almeno 30 minuti. Dunque? Dunque o si allunga la durata programmata in 3 ore, oppure si tolgono 2 punti all’ordine del giorno. È infatti prevedibile sin da subito che non verranno trattati tutti i punti e se c’è qualcosa che disturba tutti è toccare con mano l’inefficienza delle riunioni. Ma questa ce la siamo cercata già nel momento dell’organizzazione. Nella fase di preparazione rientrano anche:

  • la convocazione dei partecipanti via email, con anticipato l’ordine del giorno;
  • la definizione della tempistica della riunione (inizio e fine);
  • la definizione della location;
  • la definizione dei partecipanti;
  • richieste di attività prodromiche che i partecipanti devono svolgere. 

GESTIONE DELLA RIUNIONE

Perché la riunione sia utile davvero è necessario che siano fissate delle regole che tutti devono rispettare:

  • in riunione si arriva in orario;
  • si lascia la riunione tutti insieme quando è terminata;
  • carta e penna non devono mancare mai;
  • niente fonti di distrazione in riunione (cellulari ecc.);
  • ciascuno deve venire preparato in riunione.

La persona che ha il compito di gestire la riunione aprirà la stessa con una certa verve, fissando innanzitutto i punti all’ordine del giorno, quindi rispondendo subito alla domanda che tutti hanno in testa: perché siamo qui? Aprirà quindi indicando (meglio se numerando) cosa tratteremo, e quali obiettivi ci poniamo di raggiungere. A questo punto fiato alle trombe, si parte. Chi gestisce dà la parola, gestisce i tempi per non sforare, porta alle conclusioni. Snocciolati tutti i punti all’ordine del giorno è arrivato il momento delle conclusioni: specularmente all’apertura, chi gestisce la riunione fissa le conclusioni raggiunte e delega le attività a ciascuno. Siamo nella fase dei “to do”: chi deve fare cosa. Mai uscire da una riunione senza aver delegato a ciascuno le attività da svolgere con indicazioni di tempi, modi, obiettivi.

POST-RIUNIONE

Qualcuno dovrà essere incaricato di redigere il verbale della riunione sinteticamente. Il verbale verrà mandato a tutti i partecipanti. Perché, vi chiederete? Non siamo mica alla riunione di condominio? Vero, ma questo è l’unico modo per fissare nero su bianco ciò che si è deciso. Inoltre ciascuno avrà modo di verificare di aver capito e di aver compreso la propria delega. Eviteremo in questo modo dimenticanze ed equivoci che, come si sa, sono sempre in agguato.

Buon lavoro!


Mario Alberto Catarozzo

@MarAlbCat

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