Il multitasking fa essere più produttivi?

di Mario Alberto Catarozzo - 30 ottobre 2014

A chi non è mai capitato di fare più cose insieme? Partecipare ad una riunione e nel frattempo mandare una mail, oppure digitare sul computer mentre il collega ci sta parlando, o telefonare mentre si guida. Capita spesso poi che le cose fatte in contemporanea siano 3: parlare, scrivere e prestare attenzione a cosa accade intorno a noi.

Le conseguenze sono note a tutti: perdiamo pezzi qua e là, rincorriamo gli eventi, ci dimentichiamo cose da fare. Dal punto di vista emotivo, poi, lo stress cresce proporzionalmente alle continue interruzioni, telefonate, mail, collaboratori che fanno capolino sull’uscio.

 

I PERICOLI DEL MULTITASKING SELAVAGGIO

A ciò si aggiunga che recenti studi di neuroscienze pare abbiano dimostrato che il multitasking protratto nel tempo può arrecare danni al cervello, incidendo sul QI.

La concentrazione per molti è oramai un ricordo lontano, impossibilitati a praticarla dalle continue sollecitazioni si dedica al monotasking. he impediscono di dedicarsi ad una sola cosa per più di qualche minuto.

Gli studi hanno dimostrato che il multitasking è in sostanza una vera e propria bufala dal punto di vista delle performance. Non è affatto vero che chi fa più cose contemporaneamente risparmia tempo, né che ottiene maggiori risultati. Entrambe le cose, al contrario, sono risultate decisamente più favorevoli per chi pratica il monotasking, cioè fa una cosa alla volta portandola a termine. A ciò si aggiunga che la natura ci ha strutturato proprio per poter affrontare una cosa alla volta e non più cose insieme e tantomeno più cose interrotte e riprese. Il rischio di errore in questo casi aumenta, così come il senso di frammentazione e il conseguente stress.

 

NIENTE PIÙ CONCENTRAZIONE

Dove è finita la capacità di concentrazione, il fermarsi a riflettere, lo stare assorti con i propri pensieri? I device smart connected, smartphon e  tablet, rappresentano un vero e proprio flagello se non vengono gestiti con ponderazione; il rischio di diventarne schiavi è alto e il passare dall’essere magnifici strumenti che ci connettono al mondo all’essere strumenti di tormento è un attimo.

Non bisogna andare lontano per vedere passeggeri della metropolitana o dell’autobus perennemente dediti a fissare lo schermo del proprio cellulare a digitare messaggi; altrettanto comune è vedere persone al ristorante con il cellulare posizionato fedelmente lì affianco, pronti a rispondere al primo trillo. Neppure in palestra si è più liberi da questa connessione perenne non si sa bene a cosa: sulla cyclette con cuffie, piuttosto che su tapis roulant.

Il multitasking ecco che diventa per molti un modo per sentirsi meno soli, per pensare meno, per provare la sensazione di avere il controllo degli eventi e di essere più attivi.

Qual è la conclusione a tutto ciò?

Che va recuperato il buon senso, la moderazione e ripreso il controllo su strumenti che tali devono rimanere. In particolare, l’abitudine di tenere sempre aperto il client di posta elettronica mentre ci si dedica ad attività che richiedono concentrazione è sicuramente sbagliato. Altrettanto sconsigliato è rispondere sempre al cellulare o alle varie sollecitazioni che da esso derivano tra telefonate, sms, mail e chat.

 

PIÙ DIFFICILE MEMORIZZARE

Tutte queste interruzioni impediscono che i meccanismi della memorizzazione entrino in azione grazie all’attenzione, curiosità e ritmo su cui si basano.

Insomma se si vuole essere più efficienti, efficaci, con minor stress e rischi di errori la scelta migliore è imparare a programmare le attività e fissarsi momenti da dedicare a rispondere alle email, telefono e simili.

 

UNA BUONA ORGANIZZAZIONE DELLE ATTIVITÀ

Una buona organizzazione della giornata, per esempio, potrebbe consistere nel dedicare una mezz'ora al mattino appena arrivati in ufficio a smaltire le email dei clienti sonnambuli. Dopodiché è buona regola chiudere il client di posta e staccare il cellulare e dedicarsi per un’ora e mezza in modo continuativo alle attività di studio. A questo punto sarà salutare una pausa di 10 minuti (vera, senza cellulari e simili) dopodiché dedicare il tempo necessario a rispondere alle email e telefonate giunte in questa prima parte della mattina.

Si riprendono così le attività di studio fino alla pausa pranzo, prima della quale sarà dedicato altro tempo a smaltire telefonate ed email sopraggiunte nell’ora e mezza precedente. Ecco che il pranzo dovrebbe essere un momento di relax e recupero delle energie, senza clienti al seguito, cellulari che trillano e popup che lampeggiano. Tornati in ufficio eccoci ad un nuovo momento per vedere di smaltire le email di chi il pranzo lo ha saltato e poi di nuovo un paio d’ore continuative di attività dopo aver disinnescato ogni fonte di disturbo.

Una pausa a metà pomeriggio permetterà il recupero delle energie e prima di riprendere ecco uno spazio dedicato alle nuove email e telefonate, per poi staccare nuovamente tutto e applicarsi di nuovo alle attività in modo continuativo. Prima di chiudere lo studio e andare a casa sarà opportuno evadere tutte le email rimaste in sospeso, in modo che ciascun cliente abbia entro la giornata avuto le risposte che cercava e si senta così opportunamente curato dal proprio consulente.

Che ne dite, ben 6 momenti della giornata dedicati alla gestione di email e telefonate è più che sufficiente, no?!

E ora è arrivato il momento di togliere il cappellino da professionista e mettere quello di marito/moglie, compagno/compagna, genitore, persona.

Vedrete, tutto filerà più liscio e vi sentirete meglio e il vostro cervello vi ringrazierà per avergli restituito la dimensione naturale in cui operare efficacemente.

 

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Buon lavoro a tutti!

 

Mario Alberto Catarozzo

@MarAlbCat

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