Il professionista e le email: ecco come gestirle

di Mario Alberto Catarozzo - 30 aprile 2015

Partiamo da un punto fermo: le email sono uno strumento di comunicazione. Come tale dovrebbero essere trattate in ogni ambito, forense o meno che sia.

La email, letteralmente posta elettronica, nel tempo ha sostituito la famosa lettera scritta a macchina e prima ancora a mano. Fantastico strumento a cui tutti noi abbiamo fatto l’abitudine. Immaginate oggi un mondo senza email. Code in posta, francobolli, giorni e giorni per ricevere una comunicazione, gli allegati (nella speranza non andassero persi, neppure così remota) e altri giorni per la risposta… Impensabile, vero?!

 

EMAIL: CROCE E DELIZIA

Bene, come tutte le cose, tuttavia il troppo stroppia e così per molti professionisti la email è diventata più una tortura che uno strumento utile. In riunione, in udienza, per strada, la sera a casa, la domenica al parco, in vacanza sotto l’ombrellone, durante il cenone di capodanno, la email non ha più confini e straborda nella vita professionale (e non di una buona parte dei professionisti del foro).

Potremmo dire che è diventata quasi una sindrome quella da email: se per più di mezz’ora non ne riceviamo una ci preoccupiamo e pensiamo che il client di posta abbia qualche problema, allarmandoci e attivando tutte le verifiche del caso.

Ecco che ben presto la email, da strumento di comunicazione utilissimo, veloce, efficace, gratuito, insomma una vera manna dal cielo, è diventata un tormento-dipendenza. Mi capita spessissimo nei miei corsi di formazione di avere dinanzi avvocati che sistematicamente e ritmicamente ogni tot di minuti prende in mano il proprio cellulare religiosamente appoggiato sul tavolo in bella vista per verificare l’arrivo di nuove missive.

Quando in aula ci sono decine di professionisti, a guardarli tutti insieme, sembra una danza di ossessivi compulsivi che non riescono a frenare l’istinto del controllo. Esagerato? Forse un pochino, ma neppure troppo.

 

COSA CI STIAMO PERDENDO?

Innanzitutto, ogni strumento, in quanto tale dovrebbe essere gestito e non gestirci. In secondo luogo, dov’è finita la concentrazione? Qualcuno, over 40, si ricorderà quei momenti in cui riusciva a dedicarsi a una cosa sola (si chiama monotasking), in cui nulla turbava la nostra dedizione a una sola attività, finché non fosse portata a termine. Oggi? Impossibile: popup, vibrazioni, bip, luci… insomma di tutto ci distoglie da ciò che stiamo facendo avvisandoci che una nuova missiva elettronica ha fatto capolino nel nostro cellulare e non aspetta altro che la visualizziamo. Troppo attraente per resistere!

Riprendiamoci la libertà di dedicarci a una sola attività alla volta. Impariamo a gestire questo utilissimo strumento, spegnendolo all’occorrenza e dedicandovi dei momenti per una corretta ed efficace gestione.

 

LE EMAIL SONO SCONSIGLIATE PER RELAZIONARSI

Infine, ricordiamoci che la email permette esclusivamente una comunicazione su un solo canale: lo scritto. Paraverbale (come parliamo) e linguaggio del corpo (come ci comportiamo) ne sono esclusi. La conseguenza è che sicuramente la email è un ottimo strumento per organizzare, prendere accordi, inviare attachment e, laddove necessario (non sempre, quindi), rappresentare una utile prova documentale. Al contrario, la email è un pessimo strumento per chiarirsi, capirsi e per gestire i conflitti. In questi casi il rischio di aggiungere a equivoci altri equivoci è altissimo. Meglio ricorrere al buon vecchio telefono, oppure, meglio, all’incontro de visu.

 

Mario Alberto Catarozzo

@MarAlbCat

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