La Posta Elettronica Certificata spiegata ai clienti dello studio

di Elena Trombetta - 10 giugno 2013

La Pec, Posta Elettronica Certificata  è l’evoluzione dell’informatizzazione nelle comunicazioni, soprattutto quelle che riguardano la Pubblica Amministrazione e delle aziende tra loro.

La carta sta piano piano sparendo dalla scrivania e dagli scaffali, ormai la tendenza è quella di archiviare tutto in formato elettronico perché “non porta via spazio fisico”, perché ha minori costi di gestione ma, anche e soprattutto, perché se ben archiviato, il formato elettronico è molto più facilmente ricercabile attraverso le funzioni di uso comune di qualsiasi computer.

In questa ottica, la posta ordinaria è stata pian piano soppiantata dalle email che hanno però mantenuto quell’alone di incertezza perché non danno certezza di invio né di ricezione.

Per sopperire a questa criticità il legislatore ha introdotto la Posta Elettronica Certificata che vuole essere una sorta di sostitutivo della raccomandata su carta, ma con la quale presenta notevoli differenze da un punto di vista legale.

È però fondamentale, per affrontare l’utilizzo della Pec in proprio avere un minimo di alfabetizzazione informatica perché questo strumento può essere tanto utile quanto ritorcersi contro chi non ha le basi per poterlo utilizzare correttamente.

La Pec, recita la norma, è “ogni sistema di posta elettronica nel quale è fornita al mittente documentazione elettronica attestante l'invio e la consegna di documenti informatici”.

Si usa assimilarla, per esemplificare e fare meglio comprendere il significato, alla posta raccomandata su carta, con ricevuta di ritorno, ma le differenze da un punto di vista legislativo sono notevoli in quanto la Pec ha un proprio impianto legislativo che – se usata in modo appropriato – certifica data e ora di spedizione, mittente e contenuto del messaggio e la rende opponibile ai terzi. La Pec, occorre porre molta attenzione a questo aspetto, viene notificata nel momento in cui viene depositata nella casella Pec del destinatario, indipendentemente dal fatto che lo stesso l’abbia letta.  La Pec è veloce: il messaggio inviato via Pec è immediato, così come la ricevuta che è subito disponibile. E poi è sicura, il sistema su cui gira ha un proprio antivirus, il messaggio  è inalterabile. E anche l’ora viene direttamente presa dall’Istituto di Metrologia e non dal computer del mittente.

Dal momento in cui la Pec è attivata, tutte le comunicazioni con la Pubblica Amministrazione possono venire attuate attraverso questo strumento senza che venga chiesto alcun consenso al proprietario della posta certificata.

La Pec funziona comesistema chiuso, ovvero occorre che l’indirizzo del mittente che quello del destinatario siano indirizzi Pec affinché le comunicazioni abbiano valore legale opponibile ai terzi.

Quando si invia un messaggio di Posta Elettronica Certificata occorre fare attenzione che, nel giro di pochi secondi, il sistema rimandi due ricevute: una, la prima, di accettazione e una, la seconda, che funge da ricevuta di consegna; entrambe si trovano depositate in posta in arrivo: solo con questi due messaggi la Pec è regolarmente consegnata e ha valore legale.

Spesso gli indirizzi Pec sono settati per non ricevere posta ordinaria: in questo caso perverrà una sola ricevuta, per legge entro 24 ore, come “non consegnato”, oppure come segnalazione di irregolarità in quanto l’indirizzo del destinatario non è certificato.

E allora provo a fornire alcuni elementi base per valutare insieme al cliente se è opportuno gestire la Pec in proprio o, almeno inizialmente, affidarsi al proprio professionista:

  • Occorre un minimo di alfabetizzazione informatica: può sembrare banale, ma molti imprenditori ditte individuali, quelli per i quali l’obbligo scatterà dal 30 giugno 2013, non hanno un computer, spesso nemmeno un indirizzo di posta elettronica ordinario;
  • Occorre, una volta impostata la Pec, gestire un sistema di “allerta che avvisi della presenza di una Pec mail nella propria casella: questo aspetto è di estrema importanza perché la Pec, contrariamente a quanto succedeva con la raccomandata cartacea, viene considerata notificata non al ritiro, ma nel momento in cui arriva nella casella Pec, indipendentemente dal fatto che la si legga oppure no.

L’alternativa è affidare la gestione della propria Pec al professionista di fiducia.

In questo modo si evita di dover approntare e gestire un sistema di informatizzazione e il sistema di allerta. Inoltre, la maggior parte delle Pec dovranno comunque essere trasmesse al professionista con cui valutarne il contenuto.

Da parte del professionista, però, vengono ad accumularsi una serie di obblighi e responsabilità non indifferenti per i quali si suggerisce:

  • integrare il mandato professionale con il proprio cliente prevedendo un sistema alternativo per comunicare allo stesso le Pec che pervengono, e che, allo stesso tempo, sollevino da responsabilità il professionista (per esempio nei casi di irreperibilità del cliente o di mancato avviso di ricevimento della comunicazione);
  • prevedere un congruo compenso per la gestione della Pec, perché imporrà obblighi di monitoraggio, conservazione e consegna delle mail certificate che pervengono per conto dei clienti.

Elena Trombetta

@elyl


1 Commenti :

Inviato da Antonio Costanzo Trombetta il 21 dicembre 2014 alle 16:55

Se il mittente non ha una pec, ma una casella di posta elettronica normale e spedisce una lettera ad una casella pec, la spedizione ha valore legale?

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