Consigli pratici su attivazione e uso della Pec

di Elena Trombetta - 25 giugno 2013

Per diventare possessori di una casella di Posta Elettronica Certificata (Pec), occorre innanzitutto dotarsi di un indirizzo mail certificato.

La normativa ha previsto obblighi particolarmente pesanti per i “gestori”, vale a dire le società abilitate al rilascio di un indirizzo Pec.

Per non fare torto a nessuno, o pubblicità a qualcuno, si segnala che al sito http://www.digitpa.gov.it/pec_elenco_gestori è possibile consultare un elenco aggiornato di tutti i gestori abilitati al rilascio di un indirizzo Pec.

Tale lista serve sia per scegliere il gestore con cui chiedere il rilascio della Pec, sia per verificare se quella che stiamo richiedendo è legata a un gestore ufficiale (possibilità remota, ma non si sa mai).

Il consiglio, se non si hanno particolari conoscenze o rapporti con qualcuno, è quello di attivare una Pec con i principali gestori riconosciuti a livello nazionale che stanno uscendo, proprio in questo periodo, con offerte molto vantaggiose nelle quali, spesso, il primo periodo di abbonamento è gratuito.

Parlo di primo periodo perché poi la Pec andrà “mantenuta in vita” pagando una quota di abbonamento generalmente annuale.

Ma torniamo alla fase dell’acquisto, per capire come valutare la scelta di opzioni Pec in commercio:

  • occorre innanzitutto valutare lo spazio che si andrà ad acquistare: le offerte vanno da 1 Mega in su, che può sembrare sufficiente, ma che va monitorato non tanto nei primi tempi dell’utilizzo della Pec quanto negli anni successivi;
  • secondo e importante aspetto è il monitoraggio: generalmente è sempre prevista la configurazione di un indirizzo supplementare (per esempio quella della mail ordinaria) che permette l’invio di un avviso dalla Pec alla mail ordinaria ogni qualvolta arriva un messaggio. Si rammenta infatti l’importanza della notifica della Pec che avviene appena il messaggio è recapitato in casella e non quando viene effettivamente letto. Alcuni gestori offrono anche il servizio sms, eventualmente con l’upgrade della casella.

Una volta acquistata, la Pec va tenuta monitorata quotidianamente.

Nel caso di una ditta individuale il proprio indirizzo Pec va anche comunicato, entro il 30 giugno 2013, al Registro Imprese della Cciaa dove la ditta è iscritta (l’obbligo è già esistente per gli altri soggetti e per le ditte individuali di nuova costituzione).

Chi possiede anche la firma digitale può procedere autonomamente, per tutti gli altri occorre passare attraverso un intermediario abilitato (per esempio il proprio commercialista).

Un consiglio, soprattutto per i piccoli imprenditori con poca dimestichezza informatica è quello di affidare al proprio professionista la richiesta e una prima fase di gestione della Pec e, successivamente prendersene carico.

La Pec è un sistema “chiuso” e funziona e ha valore legale solo se utilizzata con altre Pec, in caso contrario viene regredita a una normale mail di uso comune.

Ogni volta che viene inviato un messaggio da Pec a Pec i sistemi gestori si interfacciano tra loro e generano per il mittente due ricevute, una prima di accettazione; una seconda di avvenuta consegna al destinatario.

In pratica, nel momento in cui il destinatario riceve la Pec il mittente riceve nella posta in arrivo della propria Pec le due ricevute. L’operazione di solito richiede pochi secondi.

Almeno la prima volta che si sperimenta il sistema conviene fare una “prova” con qualcuno che si conosce in possesso di una Pec che si possa prestare.

La Posta elettronica certificata, è spesso assimilata alla posta raccomandata: va ricordato che viene però considerata notifica al momento del ricevimento nella casella e non al momento del ritiro, come succede nella raccomandata cartacea.

E va utilizzata come si utilizza la raccomandata cartacea, ovvero con parsimonia: la posta ordinaria deve continuare a essere inviata con la mail tradizionale e questo per evitare sovraccarico di sistemi e di attenzione da parte di chi la riceve.

La Pec ha un valore maggiore da un punto di vista legale e come tale deve essere considerata e trattata: un eccessivo sovrautilizzo, se non giustificato, potrebbe renderne difficoltosa la gestione.

Un piccolo particolare infine: la Posta Elettronica Certificata vale solo in Italia, per l’estero occorre continuare con le procedure utilizzate da sempre.

Elena Trombetta

@elyl

2 Commenti :

Inviato da Roberto Felter il 25 giugno 2013 alle 14:06

Ottimo articolo. Solo una osservazione e una segnalazione: È importante sapere che è possibile attivare una PEC anche su un proprio dominio/sottodominio e questo permette di evitare in futuro di dover cambiare mail se si decide di cambiare certificatore ( con tutte le relative comunicazioni ca rifare ecc.). La segnalazione invece è per la dimensione dello spazio fornito, che è un giga e non un mega, come scritto nell'articolo.

Inviato da Elena il 28 giugno 2013 alle 11:23

Grazie Roberto, giusta precisazione :)

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