Troppe scartoffie? Con gli strumenti giusti puoi lavorare meglio

di Carlo Mazzocco - 7 gennaio 2014

La giornata di lavoro di ogni professionista è costellata da mille cose da fare e da controllare: leggere le mail, rispondere alle telefonate, organizzare le riunioni e molto altro.

È praticamente impossibile ricordarsi tutte le cose che si devono fare, se non ci si organizza al meglio.

In queste situazioni, esistono sostanzialmente due tipi di persone:

  • Il “disordinato creativo” – possiede una rubrica rigorosamente cartacea, annota mille appunti sui post-it, chiede ai propri collaboratori di ricordargli l’appuntamento del pomeriggio.
  • L’“iper preciso” – utilizza Google Calendar o Outlook sincronizzati su PC, tablet e smartphone, utilizza meno carta possibile, non si muove dall’ufficio senza prima aver organizzato la propria tabella di marcia giornaliera fin nei minimi dettagli.

Per fortuna la maggior parte dei professionisti non si colloca a questi estremi, ma ciò non toglie che gestire l’overload informativo è un problema di non poco conto.

Sostanzialmente occorre allineare la gestione dei tempi con la gestione documentale.

Se abbiamo un calendario ottimizzato alla virgola, ma poi non possiamo reperire in modo semplice e veloce i documenti che ci servono, allora abbiamo risolto solo la metà dei nostri problemi di organizzazione del lavoro.

Vorrei suggerirti 3 dei migliori strumenti (free nella loro versione base) per gestire, modificare, condividere e avere sempre a disposizione da remoto i tuoi documenti più importanti.

  • Google Drive – è la piattaforma cloud ufficiale della Grande G, automaticamente disponibile alla registrazione di un nuovo account Gmail (con ben 25 GB gratis). È possibile creare cartelle di documenti come in un normale filesystem locale e dare accessi selezionati in lettura/scrittura. È anche possibile creare file compatibili con Word, Excel e Powerpoint senza avere la relativa licenza della suite Microsoft.
  • Evernote – è il servizio di raccolta e organizzazione di note più utilizzato al mondo. È possibile creare dei “taccuini” divisi per argomento e facilitare la ricerca delle informazioni grazie a un sapiente utilizzo dei tag. Utilizzando l’apposita estensione per browser, è facile tagliare e salvare frammenti di pagine web da leggere successivamente e/o da condividere con amici e colleghi.
  • Dropbox – Simile per utilizzo a Google Drive, Dropbox ha il vantaggio di poter sincronizzare velocemente il nostro account web con una cartella sul nostro PC locale. In pratica, spostando un nuovo documento nella cartella del nostro PC sincronizzata con Dropbox avremo tale documento sempre raggiungibile anche lontani dall’ufficio (attraverso interfaccia web o app mobile).

E tu utilizzi già questi strumenti? Ne conosci altri da proporre ai lettori di MySolution|Post? Discutiamone nei commenti.

 

Carlo Mazzocco

@CarloMazzocco

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