La digitalizzazione dei flussi documentali negli uffici giudiziari: Il 30 giugno è dietro l’angolo

di a cura di Carlo Piana - 3 giugno 2014

Siamo ormai ad un mese da quella che sarà una vera rivoluzione copernicana per la giustizia civile e per tutti coloro che direttamente o indirettamente operano in quel settore. Il Ministero ha confermato che non ci sarà alcun rinvio e dunque ci si interroga legittimamente se tutto sia pronto. Ne ho discusso con l’avvocato Andrea Lisi che si è occupato per la sua attività più che degli aspetti strettamente processuali di quelli inerenti alla gestione e conservazione dei documenti: aspetto particolarmente centrale e delicato in caso di atti processuali.

Andrea è coordinatore del Digital&Law Department dello Studio Legale Lisi (www.studiolegalelisi.it), Presidente della Associazione Nazionale per Operatori e Responsabili della Conservazione digitale dei documenti (Anorc), Segretario Generale di Aifag (Associazione Italiana Firma elettronica Avanzata e Grafometrica), Fondatore e Coordinatore degli Stati Generali della Memoria Digitale. È inoltre Docente in molti master e scuole di specializzazione per manager e professionisti coinvolti nei vari risvolti della digitalizzazione dei processi e dei documenti.

Tempo fa ho pubblicato un articolo ironico che, inscenando una discussione tra un giudice, un avvocato e un cancelliere, mostrava come la digitalizzazione della giustizia sia frenata da una sorta di “scaricabarile” per il quale, benché tutti sappiano che i presupposti normativi ormai ci sono, ognuno attende che sia qualcun altro a fare il primo passo. Gli avvocati sono pronti ma si lamentano che gli uffici giudiziari si attivino, gli uffici giudiziari sono pronti ma si lamentano che gli avvocati continuano a chiedere di operare con modalità non digitale. Come nelle prime feste delle scuole medie, dove per timidezza tutti attendono che qualcun altro prenda l’iniziativa; e spesso va a finire che “le danze” non iniziano mai. A questo si aggiunga il grande alibi (utilizzato - ammettiamolo - più che altro dai dirigenti degli uffici giudiziari) secondo cui lo Stato non ha fornito adeguate risorse per questo delicato passaggio; mancherebbero infatti i computer, gli scanner, le connessioni internet, serie iniziative di formazione.

 

Dal tuo punto di vista come sta reagendo la categoria degli avvocati?

A mio avviso, la categoria professionale a cui mi onoro di appartenere dovrebbe oggi ricordarsi di essere prima di tutto “visionaria”. I giuristi, infatti, e gli avvocati in particolare, non dovrebbero essere indolenti osservatori di una realtà che sta cambiando a ritmi vertiginosi, ma dovrebbero avere la necessaria lucidità di cavalcare il cambiamento (caratteristica tipica, questa, di chi ex lege interpreta o dovrebbe interpretare non solo la norma, ma la realtà che la circonda, in modo da adattare la fattispecie astratta alle varie consuetudini del digitale). La pigrizia professionale in questi ambiti del diritto da parte della maggioranza dei miei Colleghi invece è disarmante. Oggi, a mio modesto avviso, dovrebbe alzarsi un “coro di vibrante protesta” (citando De Andrè) da parte di tutti coloro che ricevono passivamente le istruzioni dell’uso del Pct da qualche commerciale (più o meno capace) dell’offerta di software di gestione documentale.

Andrebbe invece stimolata e valorizzata per il Pct la professionalità di giuristi specializzati che si occupino delle problematiche (giuridiche e non solo tecniche) del Pct, in modo da garantire la realizzazione di un Pct che non rischi di tradursi in una barzelletta (non solo tecnologica, ma - lo ripeto - soprattutto giuridica).

 

Di recente hai segnalato in un articolo che a livello normativo vi sono troppe lacune sulla conservazione dei documenti. È stato anche il tema centrale di alcuni interventi dell’evento Dig.eat tenutosi il 22 maggio a Roma. Puoi spiegarci meglio quali sono queste lacune?

Come ho cercato di spiegare anche durante il Dig.eat, il Ministero della Giustizia sta affrontando il Processo Telematico in modo forse eccessivamente “impetuoso” e i giuristi arrancano a star dietro a questa importante riforma. In molti (troppi) casi, purtroppo osservo non solo scarsa dimestichezza, ma totale inconsapevolezza sugli strumenti fondamentali della firma digitale e della Pec. E oggi il passo sempre di più mi sembra somigliare a quello del gambero da parte di uffici giudiziari e studi professionali. E non possiamo permetterci di correre un rischio così grosso per documenti e atti così delicati per il nostro Sistema Paese.

 

Quali sono le tue principali preoccupazioni?

Ciò che più mi preoccupa è che, se si legge con attenzione il Decreto del Ministero della Giustizia del 21 febbraio 2011, n. 44 dedicato al processo telematico, si continua a parlare diffusamente di sistemi del dominio giustizia, di gestore di Pec del Ministero, di punti di accesso e servizi telematici, ma in un solo e unico articolo (l'art. 9) ci si ricorda di affrontare l’argomento fondamentale del "sistema informatico di gestione del fascicolo informatico", dove genericamente si afferma che la tenuta e conservazione del fascicolo informatico equivale alla tenuta e conservazione del fascicolo d'ufficio su supporto cartaceo, operando successivamente un generico rinvio al Cad. Invece, sviluppare un sistema di conservazione è molto delicato e complesso e comporta investimenti ingenti in termini di hardware, software e risorse umane. Chi ci sta davvero pensando?

Inoltre, nulla viene precisato su figure essenziali come il responsabile della conservazione e il responsabile della sicurezza e privacy, che dovrebbero garantire l’integrità, l’autenticità e la leggibilità a tutti questi oggetti informatici (atti e fascicoli).

Infine, ricordo che è appena entrato in vigore il provvedimento del 16 aprile del Ministero della Giustizia, con l’aggiornamento delle regole tecniche sul PCT, dove in concreto tutto viene deciso dal "Responsabile per i sistemi informativi automatizzati". Anche in questo caso, mi sembra che si faccia una pericolosa confusione tra “sistemi informativi” e “sistemi documentali”; mentre in questo provvedimento di sistemi di conservazione di documenti e fascicoli informatici non c'è traccia.

 

I Notai per i loro atti notarili digitali hanno a disposizione un adeguato sistema di conservazione (a cui ha pensato l'Ordine di appartenenza). Pensi che sarebbe stato opportuno un intervento simile anche nell’ambito dell’avvocatura?

Sì, ne sono convinto. Ogni singolo avvocato non ha le risorse (e purtroppo neanche la sensibilità e, quindi, la voglia) per svilupparsi “in casa” un adeguato sistema di conservazione a norma dei propri documenti, atti e fascicoli informatici.

Le regole tecniche sul protocollo e sulla conservazione, infatti, ci sono (ed è importante che ci siano); quindi la normativa specifica è completa e va sempre conosciuta e applicata in ogni progetto serio di digitalizzazione documentale.

In particolare, secondo il Codice dell’amministrazione digitale per gestire documenti informatici occorre obbligatoriamente predisporre un sistema di conservazione che sia coordinato da un responsabile della conservazione che operi d'intesa con responsabile del trattamento dei dati personali e, ove previsto (quindi nelle PA), dal responsabile del protocollo, dei flussi documentali e degli archivi. Queste figure quindi sono tutte essenziali per PA, Imprese e Professionisti che si stanno affacciando al digitale. Non tutti lo sanno, però; oppure fanno finta di non saperlo.

 

Ciò nonostante il Ministro Orlando ha ribadito più volte (anche di recente) che non ci sarà alcun rinvio rispetto alle scadenze prestabilite. Che cosa pensi che accadrà in queste settimane residue?

Sì, anche durante il Dig.eat, il Sottosegretario del Ministero della Giustizia Cosimo Maria Ferro ha ribadito che la data di avvio del Processo Civile Telematico non sarà prorogata, ma allo stesso tempo ha confermato che, ad oggi, non sia ancora previsto per il Pct un adeguato processo di conservazione degli atti e dei fascicoli informatici; ha comunque sottolineato come questa esigenza sia avvertita dal Ministero e, quindi, sarà sviluppato quanto prima un sistema di conservazione a norma e nominato un responsabile. Purtroppo, per l’esperienza decennale che ho su questi delicati argomenti, posso dire che un adeguato sistema di conservazione non si inventa in un mesetto.


Simone Aliprandi

@simonealiprandi

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Rubrica in collaborazione con Simone Aliprandi e Alberto Pianon di Array Avvocato esperto di diritto delle nuove tecnologie, si occupa di tutela del software, informatica nei servizi pubblici, antitrust, marchi e nomi a dominio e molto altro.

Noto per l'impegno per il software libero e le libertà digitali, è editor della International Free and Open Source Software Law Review. Nel 2008 ha fondato Array, network di legali specializzati in ICT law - http://arraylaw.eu

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